Del Excel y las carpetas a un gestor de expedientes: guía de migración
Paso 1: haz inventario de lo que tienes
Lista dónde vive hoy cada tipo de información: clientes, asuntos abiertos, documentos, plazos. Identifica duplicados y datos obsoletos antes de moverlos.
Paso 2: define tu estructura de expedientes
Decide cómo se nombrarán las referencias, qué estados usarás y qué áreas jurídicas distingues. Es el momento de simplificar, no de replicar el caos actual.
Paso 3: empieza por los asuntos vivos
No hace falta migrar todo el archivo histórico el primer día. Carga los clientes y expedientes en curso y deja el histórico para una segunda fase.
Paso 4: limpia antes de importar
Unifica formatos de nombres, teléfonos y NIF. Una importación con datos limpios evita duplicados y ahorra revisión posterior.
Paso 5: forma al equipo en lo que usarán cada día
Enseña primero lo imprescindible: abrir un expediente, subir un documento, crear una tarea. El resto se aprende con el uso.
Paso 6: convive un tiempo y corta la antigua vía
Fija una fecha a partir de la cual los datos nuevos solo se registran en el sistema nuevo. Mantener dos fuentes de verdad es la causa más común de que una migración fracase.
Esta guía es orientativa y no constituye asesoramiento jurídico. Revisa siempre tus obligaciones legales y las condiciones de cada proveedor.
¿Lo vemos con tus casos reales?
Si quieres ver cómo se aplican estos criterios en la práctica, te lo enseñamos con tus propios casos.