Cómo elegir un software de gestión para tu despacho: 10 criterios
1. Que gire en torno al expediente
Comprueba que documentos, tareas, plazos y comunicaciones cuelgan del asunto. Si tienes que enlazarlos a mano, estás ante un gestor genérico, no ante un software jurídico.
2. Permisos finos y denegación por defecto
Pregunta si se puede restringir un expediente a ciertas personas y qué ocurre con un usuario nuevo: lo correcto es que no vea nada hasta que se le conceda.
3. Auditoría de verdad
Un registro de actividad que un administrador puede editar no sirve como evidencia. Pregunta si el log es inalterable y cómo se garantiza.
4. Seguridad de acceso
Verificación en dos pasos, códigos de recuperación, bloqueo ante intentos repetidos y sesiones revocables son mínimos hoy en día.
5. Aislamiento entre clientes del proveedor
En un servicio SaaS, pregunta cómo se separan los datos de unos despachos y otros y cómo lo comprueban. «Lo hacemos bien» no es una respuesta: busca pruebas automatizadas y explicaciones concretas.
6. Copias de seguridad que se han restaurado
Una copia que nunca se ha probado no es una copia. Pregunta con qué frecuencia se restaura una copia de prueba y cuáles son los objetivos de recuperación.
7. Salida de datos
Antes de entrar, comprueba cómo saldrías: exportación de expedientes completos, formatos abiertos y eliminación de datos al cancelar.
8. Cómo trata la IA tus documentos
Si hay IA, averigua a qué documentos accede, si respeta permisos, si cita fuentes, si se puede desactivar y si tus datos se envían a terceros. Desconfía de las respuestas sin referencias.
9. Transparencia sobre lo que ya existe
Pide ver el producto funcionando y qué partes están disponibles hoy y cuáles son hoja de ruta. Un proveedor serio te lo dirá sin rodeos.
10. Precio claro y escalable
Revisa qué incluye cada plan, qué límites tiene (usuarios, almacenamiento, IA) y cuánto cuestan los extras. Evita sorpresas al crecer.
Esta guía es orientativa y no constituye asesoramiento jurídico. Revisa siempre tus obligaciones legales y las condiciones de cada proveedor.
¿Lo vemos con tus casos reales?
Si quieres ver cómo se aplican estos criterios en la práctica, te lo enseñamos con tus propios casos.